Investaura a récemment mené à bien un projet majeur d’élaboration budgétaire, de planification à moyen terme, et de calcul des coûts des services pour un opérateur télécom. L’équipe responsable du budget était confrontée depuis longtemps aux limites de leur outil Excel, que personne ne comprenait plus vraiment et qui fournissait des résultats incohérents à la Direction.

Pire encore, chaque cycle de préparation du budget était vécu comme une expérience douloureuse, avec de nombreuses nuits blanches et une frustration importante. Cela vous semble familier?

La solution mise en place par Investaura a été construite sur la plateforme EPM de Adaptive Insights. Adaptive Insights est le leader mondial des solutions ‘Cloud’ de pilotage de la performance d’entreprise (EPM) pour des entreprises de toutes tailles, avec plus de 3 800 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde entier. Dès sa conception, le produit ‘Adaptive Planning’ a été conçu pour les utilisateurs, et non pas pour les spécialistes IT.

Le système mis en place par Investaura pour son client est très complet et puissant. Ses principales caractéristiques comprennent:

• Trois applications intégrées en une: prévisions budgétiares à court terme, établissement des coûts par activité et profitabilité par produit et segment de clientèle, et business plan à moyen terme;
• Cohérence entre les trois applications: même source de données, même logique de prévision, résultats cohérents;
• Module d’établissement des coûts basé sur les activités: calcul du coût et des marges bénéficiaires des services (voix, messagerie, Internet haut débit etc.) et des produits (prépayés, postpayés);
• Analyse des écarts (résultats réels comparés aux prévisions), tableaux de bord, rapports de performance, qui peuvent être créés directement par les utilisateurs sans implication du personnel IT;
• Intégration et automatisation de l’extraction de données de l’ERP et de la data warehouse, afin que les données financières et non-financières puissent être importées dans le système d’élaboration budgétaire par un simple clic;
• Environement multi-utilisateurs, encourageant la collaboration au sein du client et de ses nombreux départements;
• Fonctionnalité de workflow, facilitant la gestion du processus global de préparation budgétaire;
• Gestion des versions, y compris gestion des droits d’accès;
• Et le plus important: la solution est facile à utiliser.

Une vue d’ensemble de l’architecture de la solution est fournie ci-dessous.

Le nouveau système de préparation budgétaire et d’analyse des coûts apporte une grande valeur à l’opérateur télécom:

• Collaboration améliorée: le système est accessible à un grand nombre de personnes clés (gestionnaires, directeurs, VPs), en leur donnant une vue de bout en bout de l’entreprise, tout en facilitant la communication entre les différents départements;
• Amélioration de l’efficacité de l’équipe responsable de la préparation du budget et du business plan, avec moins de temps passé à essayer de réparer les formules Excel, et plus de temps consacré à analyser les résultats et apporter de la valeur ajoutée réelle à l’entreprise;
• Réduction significative du besoin de conseil à l’avenir, économisant des centaines de milliers d’euros chaque année pour la préparation du budget et du business plan;
• Meilleure gestion de la performance: visibilité étendue de la performance actuelle, via des rapports et des tableaux de bord, de sorte que les dirigeants savent à tout moment comment se comportent les résultats de l’entreprise par rapport au budget et aux prévisions.

D’autres avantages sont mis en évidence dans la figure suivante.

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